MANAJEMEN PERUBAHAN

TUGAS

MANAJEMEN  PERUBAHAN

Oleh :
Nama             : Ullys Waran
NPM               : 1302020051

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS  WISNUWARDHANA  MALANG

Kampus : Jl. Danau Sentani 99 Malang, Telp. (0341) 713604, Faks. (0341) 713603
Homepage : WWW.Wisnuwardhana.ac.id, E-mail : Unidha@telkom.net

Tugas. I

1.                Apa yang dimaksud dengan perubahan? Berikan contohnya.

Jawab :

Menurut Potts dan LaMarsh (2004:36) dalam Wibowo (2009:105) disebutkan bahwa perubahan merupakan pergeseran dari keadaan sekarang suatu organisasi menuju pada keadaan yang diinginkan di masa depan. Sedangkan menurut E. Rochyadi dalam modulnya Manajemen Pembaharuan dikatakan bahwa secara umum kata perubahan sering diartikan sebagai kondisi yang berbeda dari kondisi sebelumnya. Perubahan itu terjadi sebagai akibat dari suatu proses yang terjadi kemudian dan menggambarkan antara sebelum dan sesudah dari peristiwa tersebut. Demikian pula dengan pengertian yang diungkapkan oleh Abdorrakhman Gintings dalam seminarnya yang berjudul “hakekat perubahan dalam konteks perilaku organisasi”  bahwa perubahan adalah pergantian cara pandang dan perilaku dalam mengerjakan sesuatu untuk melakukan pergeseran dari keadaan sekarang menuju ke keadaan yang diinginkan di masa datang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa perubahan merupakan suatu kondisi yang berbeda antara keadaan sekarang dengan keadaan sebelumnya atau pun dari keadaan sekarang menuju keadaan masa depan yang diharapkan. Contohnya perubahan pada pendelegasian wewenang yang terjadi di Indonesia dimana sekitar pada tahun 2000 telah berubah kedalam desentralisasi yang awalnya sentralis.

2.                    Mengapa perubahan perlu dikelolah dengan efektif? Jelaskan.

 Jawab :
Perubahan itu perlu dikelola, karena proses transformasi  yang kompleks sehingga perubahan harus dikelola dengan sistematik, komprehensif, terencana dan didukung oleh resources yang tepat dan memadai. Selain itu menurut Smither, Houston dan McIntire dalam  http://id.shvoong.com/business-management/management/2243038-konsep-manajemen-perubahan/  secara tegas menyatakan bahwa proses perubaan harus dikelola secara terampil agar perubahan tersebut terjadi secara efektif demi kepentingan organisasi. Perubahan seperti ini disebut dengan istilah planned change. Inilah yang merupakan pokok bahasan dari manajemen perubahan. Beberapa pakar mendefinisikan perubahan yang efektif itu secara seragam, tetapi pada hakikatnya memiliki makna yang sama yakni untuk menghadapi kompleksitas permasalah yang akan muncul di masa yang akan datang demi kepentingan organisasi. Sehingga cara yang pasti untuk mengelola perubahan secara efektif yakni dengan manajemen perubahan yaitu suatu proses yang mengandung unsur-unsur perencanaan, pelaksanaa, pengawasan, dan pemantauan, evaluasi dan hasil serta dampak. Sehingga terdapat langkah-langkah dalam mengelola peruubahan menurut Raymond J. Stone seorang konsultan SDM  dalam bukunya Human Resources Management (1998), yakni :

1.         Menetapkan kebutuhan untuk melakukan perubahan;

2.         Mengenali hal-hal potensial yang dapat menghambat proses perubahan;

3.         Melaksanakan perubahan; dan

4.        Mengevaluasi perubahan.

3.                 Faktor atau kekuatan apa yang mendorong terjadinnya perubahan?

Jawab :
Berdasarkan analisis para pakar dalam E. Rochyadi, ada dua kekuatan pendorong atas munculnya kebutuhan untuk melakukan perubahan di dalam organisasi yaitu sebagai berikut :

1.         Kekuatan internal ; kekuatan yang muncul dari dalam lembaga,seperti; sumber daya manusia, perilaku dan keputusan manajemen. Sedangkan faktor yang mempengaruhinya mungkin berkaiatan dengan; (1) strategi baru , (2) penerapan teknologi, (3) sikap dan perilaku

2.         Kekuatan eksternal; kekuatan yang datang dari luar seperti; karakteristik demografis (pendidikan, tingkat keterampilan), perkembangan teknologi, perubahan pasar dan tekanan-tekanan sosial. Faktor eksternal ini dapat diidentifkasi; (1) meningkatnya biaya, (2) kelangkaan sumber, (3) peraturan-peraturan baru, (4) tuntutan pemakai atau konsumen, (5) tingkat pendidikan.

Sedangkan menurut Aceng Muhtaram dalam pertemuan perkuliahan dijelaskan bahwa forceperubahan merupakan kekuatan-kekuatan yang mendorong perubahan yaitu :

1. Adanya permasalahan yang mendasar yang terus menerus dihadapi
2. Adanya agagsan baru
3. Berbagai faktor internal dan eksternal
4. Arus globalisasi
5. Munculnya kebutuhan-kebutuhan (needs) dan aspirasi yang menuntut perlunya  perubahan

Kekuatan perubahan menurut Robin (2001:540), mengungkapkan adanya enam faktor kekuatan perubahan perubahan yaitu :

1.Nature of the workforce (sifat tenaga kerja)
2.Technology (teknologi)
2. Economic shocks (kejutan ekonomi)
3. Competition (persaingan)
4. Social trends (trend sosial)
5. World politics (politik dunia)

Kekuatan perubahan yang dapat mendorong maju mundurnya suatu organisasi ditanggapi secara beragam oleh banyak ahli, tetapi pada intinya adalah sama tergantung bagaimana need for change dari masing-masing organisasi.

3.                Untuk perubahan diperlukan strategi, apa yang dimaksut dengan strategi untuk perubahan dan mengapa diperluhkan?

Jawab :

Menurut Chandler (1962) Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindaklanjut, serta prioritas alokasi  sumber daya. Sedangkan perubahan adalah suatuj proses menuju pada hal yang baru. Sehingga perubahan strategis adalah perubahan untuk melakukan sesuatu yang baru. Strategi perubahan merupakan suatu alat untuk mencapai tujuan organisasi artinya sebagai suatu proses analisis, perumusan dan evaluasi strategi-strategi, dengan tujuan utama agar perusahaan dapat melihat secara obyektif kondisi-kondisi internal dan eksternal sehingga perusahaan dapat mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal. Terdapat setidaknya 4 (empat) strategi perubahan : strategi politikal, strategi informasional, strategi fasilitatif, dan strategi attitudinal.

1.        Strategi politikal adalah cara menjalankan perubahan dari atas ke bawah (top-down). Inisiatif perubahan datang dari atas, dari pemegang kekuasaan tertinggi dalam organisasi dan kemudian “dijual” ke bawah. Strategi politikal akan berjalan relatif cepat, namun apabila tidak diikuti dengan strategi lain, dampaknya mungkin hanya di permukaan saja. Strategi ini sering ditempuh apabila keadaan dirasakan sangat mendesak sehingga perubahan harus dilakukan dengan cepat.

2.        Strategi informasional adalah cara menjalankan perubahan dengan memberikan informasi kepada warga institusi untuk menumbuhkan dan menguatkan kebutuhan untuk melakukan perubahan dan memperlemah perlawanan terhadap perubahan. Di sini diasumsikan bahwa warga institusi akan tergugah untuk melakukan atau menerima perubahan apabila mereka memiliki pengetahuan berdasarkan informasi atau fakta tentang keadaan unstitusi di tengah-tengah para pesaingnya atau di tengah-tengah lingkungan usaha yang lebih besar. Strategi informasional berlangsung lebih lambat dari strategi politikal, namun pengaruhnya lebih dalam.

3.        Strategi fasilitatif adalah cara menjalankan perubahan dengan membantu kelompok yang hendak berubah, supaya mereka lebih mudah menghadapi keadaan baru. Bantuan ini dapat berbentuk penyediaan sumber daya atau sarana, atau memberikan kesempatan untuk memperoleh keahlian atau pengetahuan baru yang diperlukan untuk menghadapi perubahan.

4.        Strategi attitudinal adalah cara perubahan yang memprioritaskan perubahan sikap, yang pada gilirannya akan mengubah tingkah laku. Strategi attitudinal mengutamakan perubahan yang berdampak luas dan berkelanjutan pada cara pandang dan tingkah laku.

Strategi-strategi di atas tidak mutually exclusive. Beberapa strategi dapat dijalankan secara bersamaan, dan dapat saling melengkapi. Misalnya, strategi politikal segera dapat diikuti dengan strategi informasional, dan seterusnya. Strategi ini diperlukan dalam perubahan untuk menganalisis kebutuhan perubahan dan persiapan untuk menghadapi perubahan-perubahan lain yang terjadi sehingga siap untuk menerima perubahan

4.                Apa perang pemimpin perubahan?

Jawab :

Leadership dalam konteks perubahan adalah driving force untuk menggerakkan actions for change. Leadership berfungsi sebagai leading, directing, organizing, sincrinizing, coordinating all force affecting change. Leadership actions dalam perubahan termasuk initiating change, mobilizing all resources, potentials and strengths untuk kelancaran keberhasilan perubahan, correcting  all mistakes and put all right thing, along the right path towards the success of change.

Tugas. II

1.                 Contoh perubahan Organisasi

v    analisis proses perubahan

Jawab :

Suatu proses perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya.  Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal), kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal).  Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan proses perubahan.  Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat, yaitu:

Tahap 1,  yang merupakan tahap identifikasi perubahan, diharapkan seseorangdapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi.  Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

Tahap 2,  adalah tahap perencanaan perubahan.  Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik, pemilihan strategi umum, dan pemilihan.   Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik.

Tahap 3, merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan, perubahan dan pembekuan yang diharapkan.  Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.

Tahap 4, adalah tahap evaluasi dan umpan balik.  Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data, oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut.  Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya.

Suatu perubahan melibatkan perasaan, aksi, perilaku, sikap, nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka, maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama.

v    Jenis strategi dan teknik pengembangan?
Teknik pengembangan oraganisasi pada hakekatnya adalah strategi interfensi yang dapat dipergunakan untuk mengatasi dan memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi atau didalam melakukan perubahan-perubahan. Sampai sekarang cukup banyak teknik pengembangan organisasi yang telah dikembangkan oleh para pakar. Di antara teknik-teknik tersebut adalah sebagai berikut :

1.                   Latihan Kepekaan (sensitivity taining). merupakan teknik OD yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan. Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok (terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi

2.                   Kisi Pengembangan Organisasi (grid OD). Pendekatan grip pada pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal, yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek produksi.

3.                   Survai Umpan Balik. Tiap peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.

4.                   Konsultasi Proses. Dalam Process consultation, konsultan OD mengamati komunikasi , pola pengambilan keputusan , gaya kepemimpinan, metode kerjasama, dan pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya , serta menganjurkan tindakan koreksi.

5.                   Pembentukan Tim. adalah pendekatan yang bertujuan memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.

6.                   Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan. TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan menyesatkan.

7.                   Intergroup Activities. Fokus dalam teknik intergroup activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.

8.                   Third-party Peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini, konsultan OD berperan sebagai pihak ketiga yang memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.

Referensi :

- (2011).KOnsep Manajemen Perubahan. [online]. Tersedia di : http://id.shvoong.com/business-management/management/2243038-konsep-manajemen-perubahan/.html.[02 November 2012]

- Engkoswara, dan. Komariah, Aan. (2010). Administrasi Pendidikan. Bandung : Alfabeta.

- E. Rochyadi.(2008). Modul Manajemen Pembaharuan. Badan DIklat Daerah.

- Lasmahadi, asmono.(2012).Mengelola Perubahan di Dalam Organisasi Tantangan atau Ancaman. [online]. Tersedia di :http://karirkita.multiply.com/journal/item/18/Mengelola-Perubahan-di-Dalam-Organisasi-Tantangan-atau-Ancaman.html. [03 November 2012]

- L.Coch dan J.R.P French, Jr Overcoming Rresistance to change, Time Business. USA :1984

- Parwiyanto, herwan. (2009). Manajemen Perubahan Organisasi. [online]. Tersedia di : http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id/…/herwnmanaje…html.[03 November 2012]
Tim Dosen Adpend. (2010). Pengelolaan Pendidikan. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya.

- Wibowo,. (2009), Manajemen Perubahan, edisi kedua, PT Rajagrafindo Persada :Jakarta